O eSocial é cheio de curiosidades e regras que ainda não estão claras para muitos empregadores. Algumas dúvidas são comuns no dia a dia das companhias. Por exemplo: “Minha empresa trabalha com adiantamento da folha de pagamento, mas será que o eSocial aceita esse procedimento?”, “Houve um desconto indevido de um colaborador. Como retificar a informação?”, “Troquei de sistema de folha de pagamento depois do eSocial. Preciso enviar a carga inicial novamente?”
1. Existe adiantamento quinzenal no eSocial?
Para o eSocial, a folha de pagamento é única. Isso significa que deve ser enviada uma vez por mês. Portanto, os adiantamentos são considerados pagamentos da mesma folha e devem ser informados no S-1200 – Remuneração de Trabalhador Vinculado ao Regime Geral de Previdência Social, bem como no S-1210 – Pagamentos de Rendimentos do Trabalho.
2. Como retificar uma informação da folha de pagamento no eSocial?
Para os casos em que houver retificação de qualquer informação referente à folha, os empregadores deverão:
- Enviar o evento de abertura da referência que será retificada, por meio do arquivo S-1298 – Reabertura dos Eventos Periódicos;
- Enviar os eventos de folha que serão retificados, como a remuneração de um trabalhador;
- Enviar o evento de fechamento da referência retificada, por meio do arquivo S-1299 – Fechamento dos Eventos Periódicos.
- Acessar o Ambiente Nacional do eSocial para emissão das guias complementares, por meio da Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Web (DCTFWeb).
3. Em caso de retificações, como a alteração do endereço do trabalhador, será necessário retificar as folhas de pagamento?
Somente deverão ser retificadas as informações que quebrem a “integridade” com relação ao que foi prestado na folha de pagamento. Por exemplo, a alteração retroativa da lotação do trabalhador, retificação da data de admissão para mês diferente, dentre outros pontos.
4. Em caso de retificações, como a alteração do endereço do trabalhador, será necessário retificar as folhas de pagamento?
As folgas poderão ser identificadas pela não existência de horário estipulado para determinado dia, conforme previsto no campo 183 do arquivo S-2200 – Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador e no S-2206 – Alteração de Contrato de Trabalho, no campo 69. Para os empregadores, que concedem a folga aos domingos, isso ficará evidenciado pela não marcação de horários nesse dia.
Aos demais que usam escala de folgas, essa informação não estará disponível. É preciso salientar que o eSocial registra apenas os horários contratuais relativos à jornada. Todo o controle do trabalho deve ser feito no sistema de ponto eletrônico ou por meio dos sistemas mecânicos.
5. Como o empregador deverá proceder se o processamento do arquivo for concluído somente no dia seguinte?
6. O envio dos valores anteriores à implantação do eSocial são obrigatórios?
Apenas das informações dos pagamentos realizados dentro da competência que está sendo implantada a obrigatoriedade do eSocial. Para isso, basta enviar o arquivo S-1210 – Pagamentos de Rendimentos do Trabalho, com o tipo de pagamento igual a “9 – Pagamento relativo a competências anteriores ao início de obrigatoriedade dos eventos periódicos para o contribuinte”.
7. Como o empregador deverá proceder se houver descontos de valores indevidos dos seus trabalhadores, por exemplo, os empréstimos?
O empregador deverá utilizar a rubrica 2920- Reembolsos Diversos. Ela corresponde ao valor de descontos indevidos efetuados em competências anteriores.
8. O CPF do dependente também deve ser submetido à qualificação cadastral?
O CPF do dependente não será validado no Cadastro de Pessoas Físicas. A validação será apenas pelo dígito verificador, mas a responsabilidade por informações não adequadas é do empregador.
9. Se o empregador migrar de um sistema para outro, porém do mesmo fornecedor, é necessário enviar novamente a carga inicial? O que acontecerá, caso ele adote o sistema de um novo fornecedor?
O cumprimento das obrigações e envio dos eventos não sofrerá reflexos com a alteração do CNPJ da empresa de software. Assim, em caso de alteração desse dado, basta atualizar o campo por meio do próprio evento “Informações do Empregador”. Agora, se a companhia trocar de fornecedora de tecnologia, só será obrigatório o reenvio das informações de carga inicial, caso haja alguma informação nova ou ajuste a ser realizado por parte da organização.
10. Para empresas com CNPJ ativo, mas sem movimento em nenhum dos registros do eSocial, será exigido envio de algum arquivo com a informação “Sem Movimentação”?
A situação “Sem Movimento” é caracterizada quando não há informação a ser enviada para o grupo de eventos periódicos S-1200 a S-1280. Nesse caso, o empregador enviará o “S-1299 – Fechamento dos Eventos Periódicos” como sem movimento, na primeira competência do ano em que essa situação ocorrer. Caso a situação sem movimento persista nos anos seguintes, o Empregador/Contribuinte/Órgão Público deverá repetir
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esse procedimento na competência janeiro de cada ano, exceto para empregador pessoa física, cuja informação é facultativa.
11. As alterações de horários de entrada e de saída, que eventualmente acontecerem na jornada de trabalho do funcionário, devem ser apresentadas ao eSocial?
Entende-se que as pequenas variações ocorridas no horário de trabalho, desde que sejam ocasionais que possam ser confirmadas no histórico do registro de ponto do trabalhador, não devem ser registradas no eSocial, pois não representam alteração do contrato de trabalho.